Без заголовка
Как управлять "всем, что есть в GTD" написано в книжках по GTD.
Я использую GTD-плагин к Outlook для списка проектов и дел (в основном сильно долгосрочных), еще использую evernote для клиппинга кусочков текста и набросков планов, а также использую ЖЖ -- это все вместе и есть trusted system. Еще флипчарт фотографирую, и фото храню. В голове же стараюсь ничего не держать. Карты памяти -- это, скорее, инструмент для групповой работы над структурированием какой-то темы, нежели trusted system. Работать в Word избегаю, разве что тексты для заказчиков.