Без заголовка

Вместо дорогущих "визуальных моделеров" берём дешёвые productivity tools (MS Lists, Airtable, code.io, notion.io -- их множество, и они дешевы) и дальше моделируешь. Главный софт этого моделера при этом у тебя в голове: хорошо работающая машинка типов. В любой момент времени ты должен понимать, где у тебя метамодель (заголовки секций в шаблонах, заголовки колонок в таблицах и списках, в аутлайнах это тип отношений в иерархии), а где собственно модель (в текстах секций, в клетках таблиц, в строчках аутлайнов). А если у тебя там случились кусочки текста на естественном языке, так ты понимаешь, что часть слов там -- термины, и они довольно жёстко типизированы. Я возможно, плохо понимаю происходящее — но тут появляется проблема, что если потом взять такой документ и нужно слегка другое изложение того же самого (скажем, для других людей нужно переставить уровни иерархии и способы группировки описываемого) — то нужно хоть и не очень сложное в смысле затрат на обдумывание, но трудоемкое ручное редактирование. А если при этом два таких документа нужно постоянно обновлять и сохранять их согласованность — то на подобное переписывание разных мест документации плюнут. Именно это ведь пытались решать создатели всех эти дорогих моделеров— чтобы не было подобной ручной работы? И откат на дешевые инструменты, может, и дает выгоду сейчас, но добавляет хаоса и несогласованности в дальнейшей жизни проекта. Как с этим бороться при использовании подобных дешевых инструментов? Переносить потом все в более дорогие и специализированные?